Inevitavelmente, a tecnologia vem ganhando cada vez mais espaço no meio empresarial. Partindo dessa afirmação, independentemente do tamanho da sua empresa, adotar softwares de gestão é uma importante iniciativa para quem deseja economizar tempo, ter informações precisas, acertadas e com agilidade.
É importante ver a iniciativa como um investimento em seu negócio, que trará benefícios a todas as áreas da empresa, promovendo um melhor controle e análise de dados, o que contribuirá para a toma de decisões importantes.
Um sistema de gestão torna viável a automatização de tarefas manuais e a otimização dos processos empresariais. Desta forma, assegura maior controle sobre as operações da empresa, proporcionando redução de custos e riscos da atividade empresarial e disponibilizando informações seguras sobre os resultados alcançados, de forma imediata.
O sistema de gestão empresarial favorece uma visão 360º do desempenho de cada processo crítico do negócio. Isso permite aprimorá-los aos seus controles internos e gerenciar a empresa com plena consciência das limitações e potencialidades existentes, de modo que possam ser tomadas ações para superar obstáculos e aproveitar novas oportunidades de geração de valor para a organização.
O software de gestão empresarial muda radicalmente o cenário administrativo de uma organização. Isso porque integra os dados dos diversos departamentos e gera informações consistentes sobre a realidade do negócio, permitindo alavancar reestruturações, melhorias e ampliações dos investimentos e dos esforços demandados para gerar resultados. Veja alguns dos inúmeros benefícios de um ERP.
Eliminação de retrabalho e redundância
No sistema ERP existem parametrizações que asseguram a formatação correta dos dados, impedem a entrada em duplicidade de qualquer informação e fazem o compartilhamento automático com os módulos necessários do sistema.
Desta forma, não há retrabalho nem redundância de dados e o melhor, mesmo que o responsável pela digitação erre, as regras de negócios do sistema bloquearão a inconsistência, alertando o usuário do erro detectado e dando a ele a possibilidade de revisar a informação.
Essa funcionalidade do ERP garante também a segurança da informação nos aspectos de integridade e confiabilidade das informações, o que é muito valioso para dar credibilidade aos relatórios e indicadores de desempenho que servirão de suporte para o processo decisório na organização.
Segurança da informação
Os recursos de segurança de um sistema ERP permitem evitar as principais vulnerabilidades dos processos empresariais, tais como:
- falhas humanas;
- vazamento ou sequestro de dados;
- inconsistências;
- acesso indevido a informações;
- sabotagens.
Para isso, dispõem dos mais modernos mecanismos de controle de acesso e proteção de dados, além de gerar histórico de utilização do sistema.
Um bom ERP também disponibiliza ferramentas para prevenção de fraudes, análise de crédito automatizada e conferência eletrônica de informações com as bases de dados de bancos, entidades de proteção ao crédito e órgãos governamentais. E ainda, permitem a geração automática de boletos com integração ao sistema bancário, reduzindo os riscos do seu negócio.
Também contam com mecanismos automáticos de geração de cópias dos dados armazenados — rotina de backup — para preservar as informações dos processos empresariais registradas nas bases de dados do sistema de gestão, assim como contam com processos avançados de gerenciamento de banco de dados.
Centralização das informações
Com a implantação do ERP sua empresa deixa de ter pequenas ilhas de informações isoladas — planilhas eletrônicas, arquivos de texto e anotações manuais — e passa a centralizar todas as informações nos bancos de dados do sistema de gestão empresarial. Não mais será necessário buscar fragmentos de informações em cada setor da empresa, os quais muitas vezes são conflitantes, devido a falhas na coleta ou tratamento dos dados.
Com o sistema de gestão é possível ter informações importantes sobre finanças, estoque, vendas, dentre outros aspectos relevantes do negócio em um único lugar e a poucos cliques de distância. Seus gestores terão informação de qualidade, precisa e segura, sincronizada em tempo real com as operações da empresa.
Redução de custos
As funcionalidades do ERP proporcionam maior produtividade para a equipe da sua empresa, economizando tempo na coleta, entrada e tratamento dos dados. Além disso, automatizam a maior parte dos processos manuais, de modo que há uma redução drástica na ocorrência de horas-extras e até mesmo na quantidade de funcionários necessários para realizar todas as tarefas.
Como as informações são consistentes e estão disponíveis para consulta ágil e instantânea nas telas dos computadores e nos dispositivos móveis online, haverá também economia de papel e tinta para impressora, podendo haver, inclusive, a redução do número de impressoras necessárias.
Outro aspecto muito relevante no quesito redução de custos é que os relatórios e indicadores proporcionados pelo ERP demonstram os pontos de gargalo e ineficiência dos processos internos da empresa. Isso facilita a tomada de ações para gerar outros tipos de economia, como redefinir o portfólio de produtos, eliminando do estoque itens que têm baixo giro e pequena lucratividade.
As reduções de custos serão sentidas a médio e longo prazo, de acordo com o ritmo de implantação do software de gestão em cada departamento da sua empresa. É importante ter em mente que os recursos investidos na aquisição do sistema informatizado devem ser tratados como investimento, pois gerarão retorno significativo para o seu negócio.
Pleno controle do fluxo de caixa
O sistema de gestão é uma ferramenta fantástica para manutenção de pleno controle do fluxo de caixa da sua organização. Com ele é possível ter uma visão de curto, médio e longo prazo dos valores a pagar e a receber. Desse modo, poderão ser tomadas ações para evitar problemas de caixa, como negociação de adiamento de contas a pagar ou oferta de desconto aos clientes para antecipação de pagamentos.
O sistema de gestão empresarial contribui para profissionalizar a gestão financeira do seu negócio, permitindo estabelecer controles mais refinados, tais como estabelecimento de limites para retiradas de pró-labore, fazer a estimativa de gastos e a definição de indicadores de desempenho, além de facilitar a análise de investimentos e a apuração de resultados.
Aumento da eficiência nas operações de distribuição
A gestão de logística para as operações de distribuição de produtos para os diversos pontos de vendas de uma empresa do varejo é bastante complexa. Isso porque deve considerar o volume médio de giro de estoque individual de cada loja e ainda assegurar a reposição de estoque nas prateleiras, gôndolas e demais locais de exposição dos produtos.
Esse processo ainda abrange todas as tarefas de separação, embalagem, carga, descarga e transporte dos itens a serem entregues nas lojas ou diretamente para os clientes. Sem contar que todo esse ciclo deve acontecer de acordo com os prazos negociados e precisa estar perfeitamente sincronizado com os processos de gestão de estoque e compras.
Um sistema ERP pode auxiliar sua equipe de logística a escolher as melhores transportadoras, traçar as melhores rotas de entrega, otimizar a estruturação de carga de acordo com o veículo de transporte e automatizar boa parte das atividades envolvidas neste e nos demais processos integrados, de modo a reduzir as margens de ocorrência de falha humana e garantir o sucesso das operações.
Melhoria do processo decisório
Com os relatórios e indicadores do sistema de gestão empresarial, é possível que os gestores tenham uma visão panorâmica do desempenho dos processos críticos do negócio e possam tomar decisões de forma rápida, concisa e com maiores chances de êxito sobre assuntos estratégicos e operacionais da empresa, tendo a certeza da confiabilidade das informações que serviram de suporte analítico.
A Sygecom Informática conta com mais de 15 anos de experiência ajudando empresas a usufruírem de todo o potencial dos softwares de gestão ERP.
